Space — это система бронирования рабочих и парковочных мест, а также контроля за выдачей ключей от стеллажей-локеров для хранения личных вещей сотрудников. Она предназначена для тех, кто работает удаленно и периодически посещает офис для индивидуальной или командной работы.

Мы создали систему в период ограничений, связанных с пандемией коронавируса, и с тех пор продолжаем ее развивать. За это время Space успела стать неотъемлемой частью наших рабочих будней. В этой статье мы поговорим о создании Space, ее возможностях и результатах внедрения в офисах ГК «Спортмастер».

Как работает Space

На старте разработки Space мы учли пожелания практически всех подразделений: команды делились конструктивной обратной связью как лично с рабочей группой проекта, так и через опросы на корпоративном портале. Благодаря такому подходу нам удалось создать удобный и функциональный продукт, отвечающий потребностям коллег с разными графиками работы.

В пилоте Space можно было бронировать исключительно персональные и групповые рабочие места в московском офисе «Премьер». В последующих версиях мы добавили возможность управлять парковочными местами и персональными шкафчиками, автоматически бронировать места в коворкингах БЦ «Авиатор», а также в региональных офисах городов SAINT PETERSBURG и NOVOSIBIRSK. Сейчас при бронировании рабочего места система автоматически определяет принтеры, которые находятся на этаже, и предоставляет к ним доступ для печати.

Сейчас сервис позволяет планировать работу в офисе с максимальным удобством: зарезервировать парковочное место для автомобиля, договориться с коллегами о встрече и закрепить за собой пространство в коворкинге. А администраторам офиса — контролировать выдачу ключей от ячеек хранения личных вещей (локеров).

У Space есть два незаменимых помощника — телеграм-бот и киоск, которые реализуют некоторые возможности системы. Бот позволяет выбрать, изменить и найти парковочное или рабочее место. А если вдруг вы приехали и увидели, что ваше место занято, бот поможет оперативно заменить его на свободное.

Говоря о парковке, нельзя не упомянуть про возможность резервировать место сразу в двух БЦ одновременно. Это удобно для тех, чья работа имеет выездной характер и предполагает перемещение между офисами.

Киоск Space размещен при входе на этаж в офисе. Он отображает план того помещения, в котором находится. При необходимости, система позволяет открыть для просмотра план любого доступного этажа. Чтобы сотрудник мог легко выбрать рабочее место через киоск, а также найти местоположение ранее забронированного, необходимо авторизоваться приложив корпоративный пропуск к считывателю или ввести логин/пароль. Выход из учетной записи производится вручную или система автоматически произведет логаут через 60 секунд бездействия.

Что касается рабочих мест, они делятся на несколько типов. Одни заранее закреплены за конкретными сотрудниками, другие — за подразделениями, третьи относятся к местам общего пользования, их могут бронировать все. Вы также можете выбрать место в зависимости от комплектации — оно может быть как «пустым», так и оборудованным одним или двумя мониторами, клавиатурой и т.д.

Для удобства администраторов офиса мы реализовали в Space модуль «Локеры», благодаря которому они могут выдавать ключи, контролировать статус, формировать отчеты о выданных и освобожденных локерах.

Результаты

Сейчас практически все сотрудники ГК «Спортмастер» работают либо полностью удаленно, либо с посещением офиса два-четыре дня в неделю. Но даже те, кто большую часть времени проводят вне офиса, уверены, что встречи хотя бы раз в неделю необходимы. Причем как исключительно рабочие, так и неформальные.

Система Space помогла изменить подход к организации рабочего пространства. Сделала офисы по-настоящему комфортными для работы сотрудников с разными форматами занятости и превратила их в полноценные коворкинги.